UnderlagskollenUnderlagskollenSpara kvitton — så slipper ni saknade underlag igen
Bokföringslagen kräver att ni sparar kvitton i sju år — men det är inte pappersarkiveringen som är problemet. Det är underlagen som aldrig kommer in alls. Här går vi igenom vad som gäller, varför underlag försvinner och hur ni får full koll utan att jaga någon.
Vad säger lagen om att spara kvitton?
Enligt bokföringslagen ska all räkenskapsinformation — kvitton, fakturor och andra verifikationer — sparas i sju år efter det räkenskapsår då bokslutet gjordes. Det gäller oavsett bolagsform.
Digital sparning är fullt tillåten. Ett fotograferat eller inskannat kvitto räcker, så länge det är läsbart och skyddat mot ändring. Det betyder att papperskvittot i plånboken kan ersättas av en bild — om bilden faktiskt tas och kommer in i systemet.
Saknas underlag riskerar ni att avdrag för moms och kostnader ifrågasätts vid en granskning. Och för byrån blir varje saknat underlag en extra jakt som kostar tid på båda håll.
Sex vanor som stoppar saknade underlag
Fotografera direkt vid köpet
Värmepapperskvitton bleknar inom några månader. Lär alla i teamet att fota kvittot på plats — eller skicka det direkt till er vidarebefordringsadress.
Samla allt på ett ställe
Kvitton i plånböcker, mejlkorgar och chattar är receptet på saknade underlag. En enda samlingspunkt där allt landar gör att inget faller mellan stolarna.
Fördela ansvaret
Det är den som handlar som har kvittot. Gör varje inköpare ansvarig för sina egna leverantörer, så vet alla exakt vilka underlag de ska leverera.
Påminn återkommande — inte bara vid bokslut
Månatliga påminnelser till ansvariga håller flödet jämnt. Att jaga tolv månaders kvitton i slutet av året är där de flesta underlag går förlorade.
Kontrollera mot bokföringen
Matcha inkomna underlag mot faktiska betalningar. Då ser ni direkt vilka betalningar som fortfarande saknar underlag — i stället för att upptäcka det hos byrån.
Automatisera inhämtningen
Många leverantörer — Google Ads, Meta, molntjänster — skickar aldrig fakturan dit den behövs. Låt en AI-agent hämta dem från portalerna åt er, med ert godkännande innan något bifogas.
Vanliga frågor om att spara kvitton
Hur länge måste man spara kvitton?
Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation — inklusive kvitton och andra verifikationer — sparas i sju år efter det räkenskapsår då bokslutet gjordes. Digital sparning är tillåten så länge informationen är läsbar och skyddad mot ändring.
Räcker det med ett foto på kvittot?
Ja. Skatteverket godkänner digitala kvitton om bilden är läsbar och originalkvittot inte behövs som bevis i ett tvistemål. Fotografera direkt vid köpet — värmepapper bleknar snabbt.
Vad händer om ett underlag saknas?
Utan underlag kan avdraget för moms och kostnaden ifrågasättas vid en granskning. Byrån måste också jaga underlaget i efterhand, vilket kostar tid för både er och dem.
Kan någon hämta underlagen åt oss?
Ja. Underlagskollen ser vilka betalningar i Fortnox som saknar underlag, påminner ansvariga varje månad — och kan låta en AI-agent hämta fakturan direkt från leverantörens portal. Allt landar som ett förslag som en människa godkänner innan något bifogas.
Se vad som saknas — innan byrån frågar
Underlagskollen matchar era betalningar i Fortnox mot inkomna underlag och visar exakt vad som saknas. Ansvariga får återkommande påminnelser, och AI-agenten kan hämta underlagen direkt från leverantörernas portaler. Ni godkänner alltid innan något bifogas.
- Full överblick över saknade underlag per betalning och leverantör
- Månatliga påminnelser till den som är ansvarig
- AI hämtar underlag från Google Ads, Meta, Azure och fler — med ett knapptryck
- Allt är förslag tills en människa godkänner