UnderlagskollenUnderlagskollenSäkerhet och dataskydd
Era underlag är ert ansvar – och vårt
Underlagskollen hanterar kvitton, fakturor och bokföringsdata. Här beskriver vi enkelt hur vi tar hand om datan och vilka skydd som finns, i enlighet med GDPR och bokföringslagen.
Senast uppdaterad 14 oktober 2026
Så hanterar vi era underlag – steg för steg
1. Ni kopplar ert affärssystem
Ni ger Underlagskollen tillgång till Fortnox eller Visma, eller laddar upp en rapport. Vi läser vilka betalningar som saknar underlag. Vi ändrar eller raderar aldrig era verifikationer.
2. Vi samlar bara det som behövs
Vi hämtar och sparar bara det som hör till kvitton och fakturor: datum, belopp, leverantör och själva underlaget. Ingen annan e-post eller bokföringsdata sparas.
3. Allt sparas krypterat – i ert eget utrymme
Underlagen lagras krypterat inom EU. Varje företag har ett eget, avskilt utrymme i databasen. Ingen annan kund kan se era uppgifter.
4. AI hjälper till – men bestämmer ingenting
AI läser kvitton och rapporter och föreslår vilken betalning de hör till. Era uppgifter används aldrig för att träna AI-modeller, och allt AI tar fram är förslag.
5. En människa godkänner
Inget skickas till bokföringen förrän en behörig person hos er har godkänt det. Allt som händer loggas, så ni kan se vem som gjorde vad och när.
6. Ni äger er data
Ni kan när som helst få ut era uppgifter. Avslutar ni tjänsten raderas eller anonymiseras datan inom 90 dagar, utom det som lagen kräver att vi sparar. Varje användare kan själv radera sitt konto under Säkerhetsinställningar (på webben och i mobilappen) – inloggning, profil och kopplingar tas då bort permanent, medan företagets bokföringsunderlag finns kvar hos företaget.
Teknisk säkerhet
Kryptering
All trafik skyddas med TLS. Inloggningsnycklar till affärssystem krypteras med AES-256-GCM och dekrypteras bara på servern när de behövs.
Isolering per företag
Åtkomst begränsas per företag direkt i databasen och kontrolleras igen på servern. Ett underlag kan inte flyttas till ett annat företag, och filer går bara att nå inom det egna företaget.
Tvåstegsverifiering
Alla användare kan aktivera tvåstegsverifiering med en autentiseringsapp eller en engångskod via e-post, och företagets administratör kan kräva det för alla. Koderna gäller i tio minuter, för en inloggning i taget och med ett begränsat antal försök. För Underlagskollens administratörer och byråer är det alltid obligatoriskt. Inaktiva sessioner loggas ut automatiskt efter en timme.
Behörigheter och roller
Roller för byrå, företagsadministratör, ansvarig och användare. Användare med begränsad behörighet ser bara de transaktioner de ansvarar för.
Spårbarhet
Uppladdningar, godkännanden och inskick till affärssystemet loggas. Administrativa åtgärder – som när vår support öppnar ett företag – loggas i en logg som inte kan ändras i efterhand. Befintliga verifikationer ändras aldrig – underlag bifogas som nya filer.
Inloggningar hos leverantörer
AI-hämtning sker i er egen webbläsare – med Underlagskollens webbläsartillägg eller med er egen AI-assistent (t.ex. Claude eller Codex). Vi hanterar aldrig BankID, lösenord eller engångskoder – ni loggar alltid in själva.
Incidenter
Upptäcker vi en incident som rör era personuppgifter meddelar vi er utan onödigt dröjsmål, så att ni hinner anmäla till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar om det krävs.
Kontroller före inskick
Innan ett underlag skickas till Fortnox kontrolleras att kopplingen tillhör rätt företag (även org.nr) och att verifikationen stämmer med datum och belopp.
Underlagskollens webbläsartillägg
Med PRO-licensen hämtar webbläsartillägget och datorappen kvitton och fakturor automatiskt från leverantörernas portaler i er egen webbläsare. Det är byggt för att bara kunna göra det som behövs för det.
- Tillägget läser, söker, filtrerar, laddar ned och laddar upp underlag – inget annat. Det betalar aldrig, köper inget, ändrar inga inställningar, raderar inget, bjuder inte in någon och loggar inte ut.
- Det fyller aldrig i lösenord, engångskoder, BankID eller betaluppgifter. Ni loggar in hos leverantören själva.
- Det arbetar bara på leverantörsdomäner som ni har gett åtkomst till, en i taget, och bara under en hämtning som ni har startat. En synlig list med en Stopp-knapp visas på sidan under tiden.
- Banker, betaltjänster, e-post, myndigheter (som Skatteverket) och bokföringssystem är alltid blockerade.
- Kortnummer, personnummer och IBAN maskeras innan något lämnar webbläsaren.
- Sidornas innehåll sparas aldrig. Vi sparar bara en logg över vilka åtgärder som togs, i 90 dagar.
- Varje åtgärd kontrolleras både i tillägget och på vår server mot samma regler. Vi har ett nödstopp som kan stänga av alla tillägg direkt.
- Underlag som laddas upp blir förslag som en människa godkänner. Inget i bokföringen ändras.
- Underlagskollens AI-tjänst läser sidans text, efter maskering, för att avgöra nästa steg. Texten behandlas enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal och används inte för att träna AI-modeller.
- Beskrivningar av leverantörsportaler som delas mellan företag rensas från konto-id, e-postadresser, nummer och frågesträngar och delas först efter granskning av Underlagskollen.
- Tvåstegsverifiering krävs för varje användare som använder tillägget, och tilläggets anslutningskod gäller i 30 dagar.
Exakt vilka uppgifter tillägget behandlar och hur länge de sparas står i integritetspolicyn för webbläsartillägget.
Lagar och regler
Dataskyddsförordningen (GDPR)
- Ni är personuppgiftsansvariga för de uppgifter ni hanterar i tjänsten. Vi är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna bara enligt era instruktioner. Ett personuppgiftsbiträdesavtal (artikel 28) ingår i våra användarvillkor.
- Vi samlar inte in mer än vad som behövs (dataminimering), sparar inte uppgifterna längre än nödvändigt och skyddar dem med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder.
- Vi hjälper er att svara när registrerade vill ta del av, rätta eller radera sina uppgifter.
- Tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Bokföringslagen
- Underlagskollen ändrar eller raderar aldrig en verifikation. Underlag läggs till som nya filer på befintliga verifikationer.
- Räkenskapsinformation ska enligt bokföringslagen sparas i sju år. Ert affärssystem (t.ex. Fortnox) är fortsatt ert arkiv. Underlagskollen är ett verktyg för att samla in underlagen, inte en ersättning för arkivet.
Kakor (lagen om elektronisk kommunikation)
- Vi använder inga spårnings- eller marknadsföringskakor. Webbläsarlagringen vi använder behövs för att tjänsten ska fungera, till exempel för att hålla dig inloggad, och kräver därför inget samtycke.
Underbiträden och var datan finns
Era uppgifter lagras inom EU/EES. Vi anlitar följande underbiträden. Om ett underbiträde behandlar uppgifter utanför EU/EES sker det bara med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett beslut om adekvat skyddsnivå. Vi meddelar i förväg innan vi byter eller lägger till underbiträden.
| Underbiträde | Används till |
|---|---|
| Supabase | Databas, fillagring och inloggning |
| Lovable | Drift av tjänsten och förmedling av AI-anrop |
| OpenAI (via Lovable AI Gateway) | AI-läsning av kvitton och rapporter, Fråga AI samt webbläsartilläggets nästa steg (maskerad sidtext) – utan lagring och utan träning |
| Stripe | Betalning av abonnemang |
Tjänster som ni själva kopplar
De här tjänsterna använder ni med egna konton och enligt era egna avtal med respektive leverantör.
- Fortnox och Spiris – ert affärssystem
- Google och Microsoft – om ni kopplar en inkorg eller Drive/OneDrive
- Claude eller Codex – er egen AI-assistent för AI-hämtning
Besöksstatistik på webbplatsen
Webbplatsen använder en egen, cookiefri besöksstatistik: inga cookies, inga IP-adresser och inga tredjeparter. Vi sparar bara vilka sidor som besöks, varifrån besöket kom och enhetstyp, kopplat till ett slumpat id som försvinner när fliken stängs. Har du Do Not Track eller Global Privacy Control påslaget räknas du inte alls. Uppgifterna sparas i 25 månader.
Så skyddar ni ert konto
- Aktivera tvåstegsverifiering – och kräv det för alla i företaget.
- Ge varje person sitt eget konto och rätt roll. Dela aldrig inloggningar.
- Ta bort användare som slutar och återkalla anslutningskoder ni inte använder.
- Logga ut från alla enheter om ni misstänker att någon obehörig har tillgång.
Inställningarna finns under Säkerhet när du är inloggad.
Frågor, era rättigheter och säkerhetsrapporter
Vill ni ta del av, rätta eller radera uppgifter, få personuppgiftsbiträdesavtalet eller rapportera en misstänkt säkerhetsbrist? Kontakta oss så återkommer vi så snart som möjligt. Rapporter om säkerhetsbrister prioriteras alltid. Underlagskollen tillhandahålls av Affiliated Group AB.
Har du hittat en sårbarhet i tjänsten eller webbläsartillägget? Mejla security@underlagskollen.se med en beskrivning och hur felet kan återskapas. Vi tillämpar ansvarsfullt avslöjande: vi svarar inom 3 arbetsdagar, håller dig informerad och ber dig vänta med att offentliggöra detaljer tills felet är åtgärdat. Testa inte mot andra kunders data.