Användarvillkor

1. Parter och omfattning

Dessa användarvillkor gäller mellan Affiliated Group AB (”Leverantören”, ”vi”) och den juridiska person som registrerar ett konto och använder tjänsten Underlagskollen (”Kunden”, ”ni”). Villkoren omfattar webbtjänsten, e-postassistenten, terminalprogrammet, Underlagskollens webbläsartillägg, kopplingen till AI-assistenter och samtliga integrationer mot affärssystem.

Genom att skapa konto bekräftar den som registrerar att hen har behörighet att binda Kunden till dessa villkor. Avviker ett skriftligt avtal mellan parterna från villkoren har avtalet företräde.

2. Tjänsten

Underlagskollen identifierar verifikationer som saknar underlag i Kundens affärssystem, tilldelar ansvarig inköpare, samlar in underlag manuellt eller med hjälp av automatiserade funktioner och föreslår matchningar mellan underlag och verifikation.

Samtliga matchningar som tas fram av tjänsten är förslag. Ett förslag skickas aldrig vidare till affärssystemet utan att en behörig användare hos Kunden har granskat och godkänt det.

3. Konto, roller och behörighet

• Konto skapas kostnadsfritt. Efter registrering ges tillgång till en demonstrationsvy med exempeldata samt en guidad introduktion.
• Roller är systemadministratör, byråadministratör, företagsadministratör och slutanvändare. Åtkomst till data styrs av rollen och av teknisk isolering per organisation.
• Byrå- och partnerkonton aktiveras först efter godkännande av Leverantören. För byråer gäller även Partnervillkor för byråer och, när whitelabel används, Villkor för whitelabel.
• Kunden ansvarar för att inloggningsuppgifter hanteras säkert, att behörigheter hålls aktuella och för allt som sker under Kundens konton.

4. Abonnemang, priser och betalning

• Standardlicens ger tillgång till synkronisering mot tillgängligt affärssystem, översikt över saknade underlag, manuell uppladdning, granskning och inskickning.
• Tjänsten debiteras per användare enligt vid var tid gällande prislista. Månadsalternativet har tolv månaders bindningstid och årsabonnemang förnyas årsvis. AI-hämtning via Claude eller Codex ingår i Standardlicensen och förutsätter att Kunden själv har tillgång till Claude eller Codex.
• PRO-licens ger tillgång till Underlagskollens webbläsartillägg och datorapp, som hämtar underlag automatiskt från leverantörsportaler i användarens egen webbläsare med Underlagskollens AI. PRO kostar 199 kr per användare och månad med tolv månaders bindningstid, eller 1 999 kr per användare och år. Båda alternativen förnyas automatiskt. PRO förutsätter en Standardlicens för samma användare. För konton med livstidslicens ingår PRO.
• PRO-licensen kan sägas upp i kundportalen och upphör då vid bindningstidens eller den pågående abonnemangsperiodens slut.
• Leverantören får ändra priserna med minst trettio dagars varsel. Ändringen gäller från nästa betalningsperiod. Under en pågående bindningstid eller ett förbetalt årsabonnemang gäller det tidigare priset till periodens slut, om inte Kunden godkänner annat.
• Skarp drift mot Kundens affärssystem förutsätter aktivt abonnemang. Alla priser anges exklusive moms.
• Månadsalternativet debiteras månadsvis under den avtalade tolvmånadersperioden. Därefter förnyas abonnemanget automatiskt om det inte sägs upp i kundportalen före periodens slut. Uteblir betalning kan tjänsten stängas av efter påminnelse.
• Byråer som köper platser till grossistpris fakturerar sina egna kunder i eget namn och ansvarar själva för dessa avtal. Provision betalas ut enligt separat partneröverenskommelse.

5. Integrationer mot affärssystem

Fortnox AB och Visma Spcs AB är fristående leverantörer. Underlagskollen är inte utvecklat, ägt eller garanterat av dem. Fortnox och Spiris är tillgängliga i tjänsten. Användningen av respektive affärssystem regleras av Kundens eget avtal med leverantören.

• Anslutning sker med OAuth 2.0. Kunden godkänner själv åtkomsten i affärssystemet och kan när som helst koppla från, både i Underlagskollen och hos leverantören.
• Kunden ansvarar för att inneha och bekosta de externa licenser som krävs för anslutningen. För Fortnox krävs en aktiv Fortnox Integrationslicens, som beställs separat hos Fortnox.
• Vi begär enbart de behörigheter som funktionerna kräver och använder åtkomsten uteslutande för att leverera tjänsten till Kunden.
• Åtkomsttokens lagras krypterade, lämnas aldrig ut till tredje part och används aldrig för att läsa data utanför den anslutna organisationen.
• Befintliga verifikationer ändras eller raderas aldrig. Underlag bifogas som nya filer kopplade till verifikationen, i enlighet med bokföringslagens krav på oföränderlighet.
• Vi följer respektive leverantörs utvecklar- och API-villkor, inklusive begränsningar för anropsfrekvens, och kan tillfälligt strypa synkronisering för att inte överskrida dem.
• Leverantören ansvarar inte för avbrott, ändringar eller fel i Fortnox eller Spiris, eller för att en leverantör återkallar eller ändrar villkoren för sitt API.
• Data som hämtas från affärssystemet används inte för att träna modeller och säljs eller delas aldrig vidare.

6. Kundens data och personuppgifter

• Kunden äger sina data. Leverantören behandlar dem enbart för att leverera tjänsten och enligt Kundens instruktioner.
• Leverantören är personuppgiftsbiträde och Kunden personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträdesavtalet på underlagskollen.se/avtal/personuppgiftsbitrade ingår som del av dessa villkor.
• Kundens uppgifter lagras inom EU/EES. Behandling hos underbiträde utanför EU/EES sker endast med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller beslut om adekvat skyddsnivå. Aktuella underbiträden anges i säkerhetspolicyn på underlagskollen.se/sakerhet, och Kunden informeras i förväg om ändringar.
• Språkmodeller som används för matchning körs utan datalagring hos modelleverantören och får endast metadata och underlag som hör till en verifikation eller faktura.
• När webbläsartillägget används behandlar Underlagskollens AI-tjänst den maskerade texten på leverantörens sida för att avgöra nästa steg. Kortnummer, personnummer och IBAN maskeras innan något lämnar webbläsaren. Texten behandlas enligt detta personuppgiftsbiträdesavtal och används inte för att träna AI-modeller. Sidornas innehåll sparas inte; en logg över vilka åtgärder som togs sparas i nittio dagar.
• Åtgärder i tjänsten loggas i oföränderliga spårloggar. Loggarna sparas så länge det krävs av bokförings- och revisionsskäl.
• Vid avslutat avtal kan Kunden exportera sina data. Därefter raderas eller anonymiseras data inom nittio dagar, med undantag för det som lag kräver att vi behåller.

7. Säkerhet

• Trafik skyddas med TLS 1.3 och känsliga uppgifter krypteras i vila med AES-256-GCM.
• Åtkomst till data isoleras per organisation direkt i databasen och kontrolleras även på servern.
• Tvåstegsverifiering finns för alla användare och kan göras obligatorisk per organisation.
• Automatiserad insamling av underlag från leverantörsportaler sker enbart för konton som Kunden själv har anslutit och där användaren själv har loggat in.
• Varje användare som använder webbläsartillägget ska ha tvåstegsverifiering aktiverad. Tilläggets anslutningskod gäller i trettio dagar.
• Webbläsartillägget läser, söker, laddar ned och laddar upp underlag. Det betalar, köper, överför pengar, raderar, säger upp eller loggar aldrig ut och fyller aldrig i lösenord, koder, BankID eller betaluppgifter. Det arbetar bara på leverantörsdomäner som användaren har gett åtkomst till och bara under en hämtning som användaren har startat. Leverantören kan stänga av tillägget för samtliga kunder omedelbart om det behövs av säkerhetsskäl.
• Som standard spärrar tillägget även banker, betaltjänster, e-post, myndigheter och bokföringssystem samt knappar som skickar formulär, godkänner eller ändrar inställningar. Kundens administratör kan på manuell begäran låsa upp sådana sidor och regler under Kopplingar → Spärrade sidor. Upplåsning kräver att administratören bekräftar riskerna och ansvarsfriskrivningen i avsnitt 10; bekräftelsen sparas med tidpunkt, användare och textversion. Spärrarna för lösenord, koder, BankID, betaluppgifter, betalningar, radering och uppsägning går aldrig att låsa upp.
• Underlag som laddas upp via webbläsartillägget är förslag som en behörig användare granskar och godkänner. Tillägget ändrar ingenting i bokföringen.
• Kunden ansvarar för att inloggningar till egna portaler och affärssystem inte delas i strid med respektive leverantörs villkor.
• Incidenter som påverkar Kundens personuppgifter anmäls till Kunden utan onödigt dröjsmål, så att Kunden kan fullgöra sin anmälningsskyldighet till Integritetsskyddsmyndigheten.
• Säkerhetspolicyn på underlagskollen.se/sakerhet beskriver åtgärderna i detalj och utgör en del av dessa villkor.

8. Kundens åtaganden

• Använda tjänsten i enlighet med svensk lag, god redovisningssed och de villkor som gäller för anslutna affärssystem.
• Endast ansluta konton och data som Kunden har rätt att ansluta.
• Granska och godkänna föreslagna matchningar innan de överförs till affärssystemet.
• Inte försöka kringgå säkerhetsfunktioner, kopiera tjänsten eller använda den för att bygga en konkurrerande produkt.

9. Tillgänglighet och support

Vi arbetar för hög tillgänglighet men garanterar ingen avbrottsfri drift. Planerat underhåll aviseras i förväg när det är möjligt. Support lämnas på svenska via de kanaler som anges i tjänsten, under svenska kontorstider.

10. Ansvar

Tjänsten är ett stöd i redovisningsarbetet. Kunden ansvarar alltid för sin bokföring, för att underlag är korrekta och för att arkiveringskrav uppfylls.

När Kunden själv låser upp sidor eller regler för webbläsaragenten sker det på Kundens initiativ och risk. Kunden ansvarar fullt ut för vad agenten gör på det som låsts upp och för följderna, och Leverantören ansvarar inte för skada eller förlust som uppstår till följd av upplåsningen, i den utsträckning tvingande lag tillåter.

Leverantörens sammanlagda ansvar under en tolvmånadersperiod är begränsat till de avgifter Kunden betalat för tjänsten under samma period. Leverantören ansvarar inte för indirekt skada, utebliven vinst eller förlust av data som Kunden kunnat undvika genom egen säkerhetskopiering. Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

11. Ändringar och uppsägning

Vi kan ändra villkoren. Väsentliga ändringar meddelas minst trettio dagar i förväg. Uppsägning gäller vid den avtalade bindnings- eller abonnemangsperiodens slut. Vid väsentligt avtalsbrott får avtalet sägas upp med omedelbar verkan efter skriftlig uppmaning om rättelse.

12. Tillämplig lag och tvist

Svensk lag tillämpas. Tvist avgörs av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

13. Kontakt

Affiliated Group AB, kontaktuppgifter och organisationsnummer anges i tjänsten. Frågor om villkoren eller behandling av personuppgifter besvaras via supportkanalerna i tjänsten.