Användarvillkor

1. Parter och omfattning

Dessa användarvillkor gäller mellan VIA Media (”Leverantören”, ”vi”) och den juridiska person som registrerar ett konto och använder tjänsten Underlagskollen (”Kunden”, ”ni”). Villkoren omfattar webbtjänsten, webbläsartillägget, e-postassistenten och samtliga integrationer mot affärssystem.

Genom att skapa konto bekräftar den som registrerar att hen har behörighet att binda Kunden till dessa villkor. Avviker ett skriftligt avtal mellan parterna från villkoren har avtalet företräde.

2. Tjänsten

Underlagskollen identifierar verifikationer som saknar underlag i Kundens affärssystem, tilldelar ansvarig inköpare, samlar in underlag manuellt eller med hjälp av automatiserade funktioner och föreslår matchningar mellan underlag och verifikation.

Samtliga matchningar som tas fram av tjänsten är förslag. Ett förslag skickas aldrig vidare till affärssystemet utan att en behörig användare hos Kunden har granskat och godkänt det.

3. Konto, roller och behörighet

• Konto skapas kostnadsfritt. Efter registrering ges tillgång till en demonstrationsvy med exempeldata samt en guidad introduktion.
• Roller är systemadministratör, byråadministratör, företagsadministratör och slutanvändare. Åtkomst till data styrs av rollen och av teknisk isolering per organisation.
• Byrå- och partnerkonton aktiveras först efter godkännande av Leverantören.
• Kunden ansvarar för att inloggningsuppgifter hanteras säkert, att behörigheter hålls aktuella och för allt som sker under Kundens konton.

4. Abonnemang, priser och betalning

• Baslicens ger tillgång till synkronisering mot affärssystem, översikt över saknade underlag och manuell uppladdning.
• Tillägget Agentic Assistant debiteras per aktiv användare och månad enligt vid var tid gällande prislista.
• Skarp drift mot Kundens affärssystem förutsätter aktivt abonnemang. Alla priser anges exklusive moms.
• Abonnemanget löper månadsvis och förnyas automatiskt tills det sägs upp i tjänstens kundportal. Uteblir betalning kan tjänsten stängas av efter påminnelse.
• Byråer som köper platser till grossistpris fakturerar sina egna kunder i eget namn och ansvarar själva för dessa avtal. Provision betalas ut enligt separat partneröverenskommelse.

5. Integrationer mot Fortnox och Visma eEkonomi

Fortnox AB och Visma Spcs AB är fristående leverantörer. Underlagskollen är inte utvecklat, ägt eller garanterat av dem, och användningen av respektive affärssystem regleras av Kundens eget avtal med den leverantören.

• Anslutning sker med OAuth 2.0. Kunden godkänner själv åtkomsten i affärssystemet och kan när som helst koppla från, både i Underlagskollen och hos leverantören.
• Vi begär enbart de behörigheter som funktionerna kräver och använder åtkomsten uteslutande för att leverera tjänsten till Kunden.
• Åtkomsttokens lagras krypterade, lämnas aldrig ut till tredje part och används aldrig för att läsa data utanför den anslutna organisationen.
• Befintliga verifikationer ändras eller raderas aldrig. Underlag bifogas som nya filer kopplade till verifikationen, i enlighet med bokföringslagens krav på oföränderlighet.
• Vi följer respektive leverantörs utvecklar- och API-villkor, inklusive begränsningar för anropsfrekvens, och kan tillfälligt strypa synkronisering för att inte överskrida dem.
• Leverantören ansvarar inte för avbrott, ändringar eller fel i Fortnox eller Visma eEkonomi, eller för att en leverantör återkallar eller ändrar villkoren för sitt API.
• Data som hämtas från affärssystemet används inte för att träna modeller och säljs eller delas aldrig vidare.

6. Kundens data och personuppgifter

• Kunden äger sina data. Leverantören behandlar dem enbart för att leverera tjänsten och enligt Kundens instruktioner.
• Leverantören är personuppgiftsbiträde och Kunden personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträdesavtal ingår som del av dessa villkor.
• All behandling och lagring sker inom EU/EES.
• Språkmodeller som används för matchning körs utan datalagring hos modelleverantören och får endast metadata och underlag som hör till en verifikation eller faktura.
• Åtgärder i tjänsten loggas i oföränderliga spårloggar. Loggarna sparas så länge det krävs av bokförings- och revisionsskäl.
• Vid avslutat avtal kan Kunden exportera sina data. Därefter raderas eller anonymiseras data inom nittio dagar, med undantag för det som lag kräver att vi behåller.

7. Säkerhet

• Trafik skyddas med TLS 1.3 och känsliga uppgifter krypteras i vila med AES-256-GCM.
• Åtkomst till data isoleras per organisation direkt i databasen.
• Automatiserad insamling av underlag från leverantörsportaler sker i isolerade miljöer och enbart för konton som Kunden själv har anslutit.
• Kunden ansvarar för att inloggningar till egna portaler och affärssystem inte delas i strid med respektive leverantörs villkor.
• Incidenter som påverkar Kundens personuppgifter anmäls till Kunden utan onödigt dröjsmål.

8. Kundens åtaganden

• Använda tjänsten i enlighet med svensk lag, god redovisningssed och de villkor som gäller för anslutna affärssystem.
• Endast ansluta konton och data som Kunden har rätt att ansluta.
• Granska och godkänna föreslagna matchningar innan de överförs till affärssystemet.
• Inte försöka kringgå säkerhetsfunktioner, kopiera tjänsten eller använda den för att bygga en konkurrerande produkt.

9. Tillgänglighet och support

Vi arbetar för hög tillgänglighet men garanterar ingen avbrottsfri drift. Planerat underhåll aviseras i förväg när det är möjligt. Support lämnas på svenska via de kanaler som anges i tjänsten, under svenska kontorstider.

10. Ansvar

Tjänsten är ett stöd i redovisningsarbetet. Kunden ansvarar alltid för sin bokföring, för att underlag är korrekta och för att arkiveringskrav uppfylls.

Leverantörens sammanlagda ansvar under en tolvmånadersperiod är begränsat till de avgifter Kunden betalat för tjänsten under samma period. Leverantören ansvarar inte för indirekt skada, utebliven vinst eller förlust av data som Kunden kunnat undvika genom egen säkerhetskopiering. Begränsningarna gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

11. Ändringar och uppsägning

Vi kan ändra villkoren. Väsentliga ändringar meddelas minst trettio dagar i förväg och Kunden får då säga upp abonnemanget till ändringens ikraftträdande. Båda parter får säga upp avtalet till utgången av innevarande betalperiod. Vid väsentligt avtalsbrott får avtalet sägas upp med omedelbar verkan efter skriftlig uppmaning om rättelse.

12. Tillämplig lag och tvist

Svensk lag tillämpas. Tvist avgörs av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

13. Kontakt

VIA Media, kontaktuppgifter och organisationsnummer anges i tjänsten. Frågor om villkoren eller behandling av personuppgifter besvaras via supportkanalerna i tjänsten.