Google Workspace-fakturor på autopilot

Google Workspace debiterar per användare varje månad, men fakturorna ligger i Admin-konsolen dit bara administratören har åtkomst. Underlagskollen upptäcker att betalningen saknar underlag och låter AI-agenten hämta fakturan – utan att ekonomi behöver be om åtkomst.

Skapa konto gratis Så funkar det

Så ser problemet ut idag

Fakturorna ligger i Google Admin-konsolen – dit bara IT-administratören har åtkomst.

Debiteringen sker per användare och ändras när personal kommer och går.

Google skickar betalningsaviseringar men inte alltid ett underlag som räcker för bokföringen.

Ekonomi måste be IT om fakturan varje månad.

Så löser Underlagskollen det

Koppla bokföringen

Fortnox eller Visma eEkonomi kopplas med några klick. Underlagskollen läser verifikationer och bilagor – inget ändras eller raderas någonsin.

Se att underlaget saknas

Betalningen till Google Workspace dyker upp i listan över saknade underlag så snart den är bokförd – med belopp, datum och motpart.

Påminnelser som driver saken i hamn

Ansvariga får återkommande notiser – månadsvis eller oftare – med en tydlig uppmaning: ladda upp underlaget själv eller låt AI hämta det åt dig. Det fortsätter tills underlaget är godkänt.

Låt AI-agenten hämta fakturan

Med Claude Cowork eller Codex hämtar agenten fakturan direkt från Google Admin-konsolen. Den pausar och frågar dig vid inloggning med BankID eller tvåfaktorsautentisering.

Godkänn och bifoga

Allt agenten hämtar är ett förslag i granskningskön. Du godkänner med ett klick – först då bifogas underlaget som kopia till rätt verifikation.

Fakturan hämtas utan att någon behöver logga in och leta

Filen namnges med leverantör, datum, belopp och valuta

Mänskligt godkännande innan något bifogas – alltid

Återkommande påminnelser ser till att underlaget faktiskt kommer in varje månad

Vanliga frågor

Behöver vår IT-administratör vara inblandad?

Bara vid första uppsättningen och vid inloggningar som kräver tvåfaktor. Därefter hämtar agenten fakturorna själv.

Antalet användare ändras ofta – matchas beloppen ändå?

Ja. Matchningen sker på datum, belopp och motpart för varje enskild betalning, oavsett om beloppet ändrats.

Bifogas fakturan automatiskt i bokföringen?

Först efter ditt godkännande i granskningskön. Agentens underlag är alltid förslag, aldrig färdiga bilagor.

Påminns ansvariga automatiskt varje månad?

Ja. Ni ställer in återkommande notiser – månadsvis eller oftare. Den som är ansvarig för leverantören får en uppmaning att ladda upp underlaget själv, eller låta AI-agenten hämta det åt hen. Påminnelsen upprepas tills underlaget är godkänt.

Sluta be IT om Google-fakturor

Skapa ett konto gratis och låt agenten hämta Workspace-fakturorna varje månad.

Skapa konto gratis